Categories
健康消息

在家上班必看8個高效技巧!天才IT大臣唐鳳「番茄鐘工作法」曝光



在家上班必看8個高效技巧!天才IT大臣唐鳳「番茄鐘工作法」曝光 1
【早安健康/李宇涵報導】隨著新型冠狀病毒疫情持續延燒,只要一位員工感染,整間辦公室的員工恐怕需要居家隔離14天。為避免疫情擴散,不少公司開始實施「居家辦公」措施,就連台積電與最高研究機構中研院也相繼跟進。不過,在習以為常的家中工作,可能會情不自禁地被周遭事物影響,例如:突然想到可以洗衣服、順便去廚房煮個小點心、看到床就萌生睡意等。

有IT神人之稱的政務委員唐鳳遠距辦公的經驗已長達20年,他曾經接受雜誌採訪指出,只要用對方法,遠距辦公不僅節省通勤時間,工作效能也有加乘效果。對於普通上班族而言,該如何調整心態,迎接新的工作方式?以下整理出員工「8大提升效率」與老闆需注意的「3大遠短工具準備」守則,讓你在家工作也可高效能!

員工要注意:提升在家工作八大守則

  1. 建立特定的工作區域

    根據日本健康雜誌《MYLOHAS》報導指出,人類的大腦會自動連結房子內每個區域的相關性,例如,餐桌是吃飯的地方、廚房是做菜的地方,床是睡覺的地方。因此,把辦公桌獨立出來,大腦就會連結到「工作」,如此一來才可以讓你知道現在是該認真的時候了,尤其當通話、視訊會議時,不會被家人與寵物干擾。另外,盡量不要讓辦公環境太凌亂,否則會讓腦部塞滿許多東西引發壓力。

  2. 設定工作所需時間

    在家工作很容易會想「順便」做家事,導致工作與私人生活混雜在一起,如果無法劃分兩者界線,工作就會滲透到私人生活中,生產力就會大幅下降。因此,必須要設定一項工作的「截止日期」與「休息時間」。

  3. 計時

    先列出今天的待辦事項,並且依照優先順序完成,在每一項任務開始時,設定計時器,此時就將所有精力集中在一項任務上,直到計時器響為止。於此同時,也可以紀錄自己多久會開始分心的時間,以此去規劃自己休息時間。

    最近掀起熱烈討論的例子,便是唐鳳近期接受媒體訪問,提到自己採用「番茄鐘」的方式來提升工作效能,還被日本媒體報導是「38 歲 IQ180 台灣天才 IT大臣」都在採用的工作方式。

    所謂「番茄鐘」工作法,簡單來說,每個整點開始到 25 分時,專注於工作,這段時間內不容有任何人事物打斷,只要時間一到,就有5分鐘的時間可以用來回覆email訊息,或者處理工作以外的事情。如此一來,就不會有同時間處理很多事情的狀況發生。 之所以叫做番茄鐘,是因為發明者使用番茄形狀的定時器輔助而得名。

  4. 換工作場所

    如果在家真的無法專注,也可以選擇到家裡附近的咖啡廳辦公。唐鳳曾說,在家工作有時會有一種無法下班的錯覺,這時可以把家裡附近的咖啡廳當作家的延伸,在咖啡廳上班,回家的路上就已經在下班,可以進入比較放鬆的狀態。

  5. 優先處理待辦事項清單

    選擇1至3項要完成的任務,可以讓工作目標更加明確,戰略家蘇珊·布朗(Suzanne Brown)在《工作與生活平衡的動力》中建議,你可以在前一晚列出隔天任務的優先順序,這樣當天就不會浪費時間在計劃上,這些時間反而可以加速生產效率。

  6. 不要做家務

    假如一天上班時間八小時,若把時間分給做家事,很有可能會耽誤到同事的作業時間,所以應該適當地把工作跟私事分開,才不會影響工作的品質。

  7. 避免多重任務同時進行

    一次做很多事乍聽之下感覺很有效率,但事實上可能會造成反效果。有研究指出,全世界僅有2%的人可以同時完成多項任務,而其他人專注於一項任務,可以讓大腦集中注意力,更有效提升生產力。因此,在家工作要達成此目標,必須要有正確的心態。

  8. 避免穿睡衣

    在家工作,除了業務內容需要遠端視訊之外,需要露臉交際的機會應該會大幅減少,所以在家很容易會穿著休閒,甚至起床直接穿著睡衣開始工作,但是如果能像平常出外工作的打扮,大腦會自動提醒你,是時候該嚴肅工作了。

老闆要注意:遠距工作不可或缺的3項前置作業

  1. 軟體工具準備好

    遠距工作最重要的工具當然是網路,首先,公司要確定一套實用且適合員工的協作軟體,例如:Google、Zoom、Slack、Dropbox。接下來各個部門有需要簽核的文件,要先確認是否可轉成線上作業,如果短時間有困難,也可以先暫擬一套非常時期的替代流程。 因為是遠端工作,所以較無法掌握員工所在位置,為避免員工偷偷出外遊玩,公司可以使用線上打卡軟體,確保員工的出勤狀況,也可保障公司工作效能。

  2. 統一公司工作時間

    公司應該設定固定的工作時間,例如朝九晚六、朝十晚七,讓員工知道這段時間應該專注於工作,這不但可以避免同仁業務溝通時間不一致,也可避免超時工作的疑慮。

  3. 工作分配要明確

    每個人都需要有明確的績效目標,這樣工作時才有方向,公司可善加運用OKR(目標與關鍵結果)管理工具,確保每個工作項目、會議都有特定的負責人,避免讓同一個人同時承擔多件事物。 

原文引自:在家上班必看8個高效技巧!天才IT大臣唐鳳「番茄鐘工作法」曝光

延伸閱讀:

>>立即加入早安健康LINE好友,週週抽​【健康好禮一份​!】